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낭비 없는 회의하는 법

직장인에게 ‘회의’란 떼려야 뗄 수 없는 업무입니다. 회의를 생각하면 한숨이 나오는 이유는 많은 업무 시간을 잡아먹기 때문이죠. 회의하다 보면 산으로 가거나, 어떤 결론도 내지 못하고 흐지부지 끝날 때도 많은데요. 회의적인 회의 때문에 힘들었다면 어킵을 끝까지 읽어주세요. 효율적인 회의 진행을 위한 꿀팁을 소개해 드릴게요. 어킵에서 알려드린 방법은 오늘 회의에서 꼭 활용해 보세요.

오늘의 a;keep 미리 보기 1. 오늘 회의에서 당장 써먹기 좋은 꿀팁 2. 글로벌 회사의 회의 문화 3. 당장 피해야 하는 나쁜 회의

목표 없는 회의는 피해주세요

회의가 매너리즘에 빠지는 이유

회의 매너리즘을 논의하기 전에 왜 회의하는지, 어떤 회의가 좋은지 생각해 볼 필요가 있어요. 회의의 중요한 본질은 '참여한 사람들의 리소스를 공유하는 과정'입니다. 이때 회의가 매너리즘에 빠지는 이유는 목표 없이 필요 없는 정보들만 오고 가기 때문이죠.

목표 없는 회의란 단팥 없는 붕어빵

그러므로 회의를 진행할 때는 반드시 목표를 세워보세요. 자세히 들여다보면 같은 회의라도 목적에 따라 종류가 달라지는데요. 의사결정, 아이디어 도출, 공동프로젝트 과정 공유 등이 있죠. 회의 목적에 따라 어떤 결과물이 도출되어야 할지 인지하고, 길을 잃지 않도록 방향을 잡는 것이 중요합니다. 좋은 회의의 조건은 무조건 빨리 끝나는 회의가 아닌, 목표가 명확한 회의임을 잊지 말아주세요.

아이디어 회의라면 사전에 아이디어를 가져와 협의하자는 등 이 회의를 왜 하는지 생각하고 참석하면 어떨까요? 오늘 아이디어 회의에서 바로 적용할 만한 팁을 알려드릴게요.

당장 시도해 볼 만한 회의 디테일

회의 시작하기 전 15분 동안 침묵해 보세요

아마존에서는 회의를 침묵으로 시작합니다. 회의 시간인데 아무 말도 하지 않는다는 사실은 고개를 갸우뚱하게 만드는데요. 회의에서 침묵하는 이유는 자료를 읽어보는 시간을 가지기 위해서입니다. 읽어보지 않고 나와 있는 자료를 질문하거나, 재확인하는 과정에서 낭비하는 시간을 막을 수 있거든요. 특히 회의 때 자료를 읽는다는 것을 전제로 하는 시간이 있다면, 집중해서 읽을 수 있습니다.

중간 지점으로 타협하지 않아요

애매모호한 결론을 줄일 수 있어요. 아마존 전 CEO였던 제프 베조스는 회의에서 두 가지 의견의 중간을 절충안으로 채택하는 것을 반대했어요. 컬러 채도 값을 정할 때 ‘진하게 하자’는 의견과 ‘연하게 하자’는 의견이 부딪치면, 어설프게 ‘적당한 값’으로 타협하면 안 된다는 것이죠.

이러한 의사 결정은 누군가에게 신세를 졌거나, 다른 부서의 의견을 반영해야 해서 어쩔 수 없이 진행될 때가 많은데요. 하지만 회의에는 명확한 데이터나 근거 자료에 뒷받침해 합리적인 결정을 내리는 것이 더 중요합니다.

파킹롯(Parking lot)을 활용해 보세요

회의가 자꾸만 산으로 가는 이유는 꼬리에 꼬리를 물고 새로운 이야기가 나오기 때문이죠. 다른 이야기가 나왔을 때 메모할 수 있는 파킹롯 자리를 만들어 보세요.

(A 얘기하던 중) 오! B도 고민해야 되네요. B는 이런 식으로 해볼까요? (X)

→ A 얘기 끝내고 B에 대해 논의합시다 (O)

ⓒ이미지출처=네이버 도서

『아마존처럼 회의하라』 사토 마사유키 아마존은 오랜 시행착오 끝에 가장 효율적인 회의법을 고안했습니다. 아마존 재팬의 창업 멤버였던 저자가 아마존에서 배운 회의 노하우를 알려주는 책이에요.

글로벌 기업에서 참고할 만한 회의 문화

솔직한 피드백을 해요 : 브레인 트러스트 (By. 픽사)

픽사에서 진행하는 브레인 트러스트란 제작 중인 작품의 진행 상황을 공유하고, 문제를 해결하기 위해 아이디어를 나누는 시간이에요. 이때 회의에 리더나 진행자를 따로 두지 않는 것이 핵심이에요. 모두 평등한 위치에서 아이디어를 편하게 낼 수 있도록 말이죠.

또한 사람이 아닌 문제에만 초점을 두고 평가하며, 지시나 비판 대신 의견을 자유롭게 나누는 시간으로 활용합니다.

빠른 결정과 아이데이션이 핵심 : 피자 두 판의 법칙 (By. 아마존)

'아마존' 창업자인 제프 베이조스는 회의를 소집할 때 '피자 두 판의 법칙' 규칙을 적용했다고 해요. 회의에 참석하는 인원이 피자 두 판으로 식사를 해결할 수 있는 규모를 넘지 말아야 한다는 것이죠. 1인당 2조각의 피자를 먹는 것으로 가정하면, 피자 2판은 8명의 인원이 먹기에 적절한 양입니다.

회의 참석 인원이 적을수록 회의 진행이 빠르고, 의사결정도 신속하게 진행할 수 있어요.

업무 효율성을 해치는 나쁜 회의 문화

정보 전달 회의는 최대한 피해주세요

효율적인 회의 방법을 고민하기 전에, 그 회의는 정말 필요한 것인지 의심할 필요가 있어요. 그런 점에서 정보 전달 회의는 가장 불필요한 회의입니다. 한 명이 말하는 동안 다른 사람은 다른 업무하지 못하는 상태가 되어 생산성이 떨어질 수 있거든요.

상사만 알아도 되는 내용인지, 모든 사람이 공유해야 하는 내용인지 살펴본 다음 회의를 잡아보세요.

필수 참석자 vs 임의 참석자 아마존에서는 오너가 회의를 소집할 때 꼭 참석했으면 하는 ‘필수 참석자’와 ‘임의 참석자’를 구분했다고 해요. 필수 참석자는 실무를 담당하고 있는 사람이고, 임의 참석은 회의 참석에 필요성을 느끼거나 할말이 있을 때만 와야 하는 사람이에요. 참석하지 않아도 되는 인원으로 회의가 산만해지거나 시간 뺏기는 일을 방지할 수 있어요.

회의가 끝나고 반론하는 모습은 좋지 않아요

속으로는 ‘그건 아닌 것 같은데’ 생각하지만, 회의 자리에서 선뜻 의견을 내지 않는 경우도 있습니다. 시간이 한참 흐르고 난 후 결과를 보고 ‘역시 실패할 줄 알았다니까’ 하며 혀를 차죠. 하지만 이런 행동은 스스로 불필요한 회의를 만드는 것입니다.

회의에서 나온 내용은 참석자 모두가 책임을 질 필요가 있어요. 회의 안건은 그 시간 안에서 이야기를 주고받아야 해요.

회의 시간에 몰래 다른 업무를 하고 있거나, 이메일로 충분한 보고를 회의로 진행하고 있진 않나요? 불필요한 회의만 줄여도 업무 시간을 효율적으로 활용할 수 있을 거예요. 오늘 어킵이 알려드린 회의 개선 방법을 꼭 실천해 보세요!

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