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빠른 퇴근을 부르는 하루 일정 관리

회사에서 하루를 어떻게 보내시나요? 정신없이 업무를 하다 보면 어느새 퇴근할 시간이 다가오죠. 그런데 같은 상황 속에서 누군가는 정시 퇴근하지만, 누군가는 할 일을 다 처리하지 못하고 야근합니다. 퇴근을 앞당기고 싶다면 평소 업무 효율성을 극대화 해야 합니다. 그렇다면 어떻게 해야 효율적으로 일할 수 있을까요?

오늘의 a;keep 미리 보기 1. 회사에서 집중력이 떨어지는 이유 2. 업무 효율성을 늘리는 두 가지 방법 3. 시간 관리를 돕는 업무 툴

멀티태스킹은 집중력에 독이 돼요

직장인이라면 빠르게 업무하고 싶을 때 한 번에 두 가지 일을 동시에 처리하는 멀티태스킹을 활용합니다. 메신저에 답하는 동시에, 머릿속으로는 보고서 내용을 고민하죠.

하지만 <정리하는 뇌>의 저자 대니얼 레비틴에 따르면 멀티태스킹은 비효율적인 업무 방식이라고 합니다. 인간의 뇌는 하나의 일에서 다른 하나의 일로 전환할 때 많은 에너지를 소모하기 때문이죠.

멀티태스킹을 자주 하면 그만큼 뇌에서 전환 스위치를 자주 사용하기 때문에 피로도가 높아져 업무 생산성이 떨어져요. 효율적으로 일하고 싶다면 다음 업무 방식을 시도해 보세요.

① Day Theming 시작하기

Day Theming이란 비슷한 업무를 하루에 배치하여 처리하는 시간 관리 방법입니다. SpaceX, 테슬라, SolarCity 등 회사를 동시에 운영하는 일론 머스크의 업무 방식으로 널리 알려져 있는데요. 특정 업무를 특정한 시간 동안 집중적으로 빠르게 처리할 수 있으므로 효율적으로 업무할 수 있습니다. 실제 상황에 적용해 볼게요.

업무 카테고리 세우기

비슷한 업무끼리 묶어서 업무를 카테고리화하고, 하루에 모아서 처리해 보세요.

마케터 어킵 씨의 업무 카테고리 마케팅 - 마케팅 캠페인 지표 검토 - 신규 프로모션 고민 - 파트너십 아이디어 모색 - 동종업계 트렌드 파악 회의 - 팀 회의 - 외부 인터뷰 - 월 보고 회의 콘텐츠 - 웹사이트, 소셜미디어 콘텐츠 기획 - 블로그 기사 작성 - 레퍼런스 서치 - 월 소재 아이디어 고민

다양한 카테고리의 업무를 동시에 수행해야 하는 직장인에게 ‘업무 카테고리 세우기’는 생산적인 업무 방식입니다. 월요일은 마케팅에 집중하고, 화요일은 회의나 커뮤니케이션을 진행하고, 수요일은 콘텐츠에 집중하는 것이죠. 즉, 업무의 루틴을 정해서 일할 수 있습니다.

업무 루틴 파악하기

요일, 시간대별로 근무 시간 동안 업무를 컨트롤할 수 있는 시간대를 파악해 보세요.

월요일 : 주간 회의, 확인 사항이 많아 몰입도가 떨어짐 적용 예) 단순 업무 처리하는 날로 정하자! 금요일 : 새로운 업무 제안을 위해 집중력이 필요함 적용 예) 오후 3시 이후에 이메일 답변하자!

현실적으로 요일별로 업무 테마를 지정하기 어렵다면 다음 단계를 활용해 보세요.

② Time Blocking으로 계획하기

Time Blocking이란 업무 시간을 블록으로 나누는 시간 관리법입니다. 해야 할 일을 늘어놓는 것이 아니라, 무엇을 언제 할 것인지 정해두는 업무 방식입니다.

급하지 않은 메신저에 회신하느라 진행 중인 업무의 집중력이 흐트러진 경험 한 번쯤 있을 텐데요. 시간대별로 업무를 설정해 마감 시간을 정했다면 집중한 상태로 업무를 제시간에 끝냈을 수 있어요. 이처럼 Time Blocking은 업무별로 마감 시간을 반드시 정하고, 지키려고 하는 것이 중요합니다.

데드라인 이펙트(Deadline Effect)를 경험해 보세요! 데드라인 이펙트(deadline effect)란 마감 시간을 정해놓고 업무할 때 효율적으로 일할 수 있음을 뜻해요. 마감 시간이 주는 스트레스가 집중력과 생산력으로 치환된다는 것이죠. 촘촘하게 하루의 업무 계획을 세워서, 특정 시간 안에 집중적으로 업무를 끝내 보세요.

생산성을 높이는 업무 시간 관리 툴

마감 관리에 도움이 되는 툴 KanbanFlow

해야 할 일, 오늘 할 일, 진행 중인 일, 완료한 일을 나눠서 칸반 보드에 작성할 수 있는 툴입니다. 칸반을 색깔 별로 설정할 수 있어서 업무 유형을 구분하거나, 중요도를 나눌 수 있어요.

업무의 자세한 설명, 투두 리스트, 마감 기한 설정을 설정할 수 있어서 많은 업무를 처리할 때 무척 유용해요. 만약 마감 기한이 넘어간 업무가 있다면 이메일로 알람이 가기도 하죠.

KanbanFlow의 또 다른 매력은 뽀모도로 기능입니다. 내가 이 업무를 처리하는 데 얼마나 걸렸는지 측정할 수 있는 타이머가 있어요. 뽀모도로를 켜고 해당 업무를 하면, 중간에 지정된 쉬는 시간도 알림이 갑니다. 멈춤 버튼을 누를 때는 그 이유를 기록할 수 있고요. 진행 시간을 확인할 수 있어서 업무 생산성을 개선하는 데 도움이 됩니다.

이용 요금 무료

하루 일정을 잘 관리해 주는 툴 Sunsama

Sunsama는 하루 동안 내가 해야 할 일, 이번 주에 해야 할 일을 몇 시간 동안 작업하겠다고 계획을 세울 수 있는 일정 관리 툴이에요. 하루를 시작하기 전에 오늘 할 일 목록을 나열하고, 필요한 시간을 블록으로 설정할 수 있어요.

아침 업무를 시작하기 전 Sunsama에서 일과 계획을 세웁니다. 우선순위 업무, 미팅 일정을 업무 계획표에 넣어보세요. 또한 각 업무는 셧다운(shutdown) 시간을 설정할 수 있어요. 셧다운에 설정한 시간에 맞춰서 종료 알림이 뜹니다.

마감 시간에는 내가 오늘 어떤 일을 계획했고, 실제로 달성한 것은 무엇인지, 계획한 것보다 더 많은 시간을 썼는지 오늘 하루를 돌아볼 수 있어요. 또한 노션, 자라, 지메일, 아웃룩, 구글 캘린더 등 다른 업무 툴과 연동되는 장점도 있습니다.

이용 요금 구독 비용 20달러/월

“계획적으로 근무한다면 주 40시간을 일하더라도 체계 없이 주 60시간 일할 때만큼의 더 많은 성과를 이룰 수 있어요." - 칼 뉴포트 (Cal Newport) -

일잘러의 비결은 의외로 단순합니다. 하루를 계획해 보는 겁니다. 물론 일정에 여러 가지 변수가 생길 수 있으므로 지키지 못했다고 좌절할 필요는 없어요. 실천할 수 있는 유연한 범위에서 활용해 보세요.

금주의 TMI

어킵이 1주년을 맞이했습니다

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